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Pecados Mortais no uso do e-mail 09/03/2010

Posted by Alexander Santos in Dicas.
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Introdução:

Neste artigo, apresentarei alguns comentários sobre as MAIORES PECADOS NO USO DO E-MAIL. Os pecados são coisas que você realmente NÃO DEVE FAZER, em relação ao uso do e-mail. É importante salientar que este artigo representa a opinião pessoal deste autor e está longe de ser um conjunto de regras a ser seguido. Mas o amigo leitor verá que realmente a maioria destes “pecados” são realmente irritantes e nos fazem perder tempo no uso do e-mail.

Pecado 01: ESCREVER O TEXTO DO E-MAIL EM MAIÚSCULO

Acredito que a maioria dos usuários, que escreve o texto de um e-mail todo em MAIÚSCULAS, não faz isso por mal, mas sim por desconhecimento desta regra básica da chamada Netiqueta (Etiqueta no uso da Internet). O e-mail escrito em MAIÚSCULAS é interpretado como se você estivesse GRITANDO com o destinatário do e-mail. Ou seja, eu posso até enviar o texto todo em MAIÚSCULAS, mas o destinatário irá interpretar isso como se eu estivesse GRITANDO com ele.

O que fazer?? Não envie e-mails com o texto todo em Maiúsculos, a não ser que você realmente esteja querendo GRITAR, XINGAR o destinatário.

Pecado 02: Enviar anexos no formato .bmp ou não compactados

Deveria ser crime, com pena prevista em Lei Federal. Enviar figuras no formato Bitmap (.bmp), anexadas, via e-mail, sem dúvidas deveria ser crime, com pena de proibição do uso do e-mail por uns dois meses. O formato .bmp gera arquivos “gigantescos”, normalmente de alguns MB. Só para você ter uma idéia, um arquivo .bmp, de 1 MB, quando convertido para o formato .jpg, fica com 50 KB, ou seja, 5% do tamanho original. Muitas pessoas ainda utilizam conexões discadas, lentas. Já pensou como é frustrante esperar uma hora ou mais para baixar um e-mail com um arquivo .bmp anexado?

Outro detalhe são os arquivos do Word, Excel, Access e PowerPoint. Sempre que for enviar estes arquivos, anexados, via e-mail, compacte-os no padrão .zip. Se você ainda não sabe compactar e descompactar arquivos, aprenda o mais rapidamente possível, pois esta é uma tarefa fundamental. Ao compactar os arquivos, o tamanho destes é bastante reduzido, o que reduz, consideravelmente, o tempo de download das mensagens.

O que fazer?? JAMAIS, JAMAIS (e JAMAIS significa JAMAIS) envie anexos no formato bmp. Converta-os para .jpg ou .gif. Sempre que enviar arquivos de dados, tais como documentos do Word (.doc), Excel (.xls), Access (.mdb) ou PowerPoint (.ppt), compacte-os no padrão .zip e envie anexado, o arquivo .zip.

Pecado 03: RESPONDER O E-MAIL SEM O HISTÓRICO

As vezes você recebe um e-mail dizendo: Bem, então tudo OK sobre aquele assunto que tratamos. Mas que assunto?? Sobre o que foi tratado??? Isso acontece quando a pessoa ao invés de responder um e-mail seu (usar o botão Responder do cliente de e-mail), ela cria uma nova mensagem e envia a nova mensagem, só com a resposta. Neste caso, o texto do e-mail original não segue junto com a mensagem e fica difícil acompanhar o que já foi discutido anteriormente. Eu respondo uma média de 300 e-mails por dia. Se eu recebo uma resposta sem o histórico anterior, simplesmente não tenho como lembrar do que já foi discutido. Para entender melhor a questão, considere a seqüência a seguir

FORMA CORRETA – SEMPRE COM O HISTÓRICO

Olá José,

Gostaria de ver contigo a possibilidade de fecharmos o pacote de publicidade, conforme cronograma a seguir:

Dia 18-07 – Inserção do Banner na Página Principal

Dia 25-07 – Pagamento via depósito no Banco XX

Dia 31-07 – Envio da News Letter

Atenciosamente,

Empresa ABC Ltda.

Prezado Empresa ABC Ltda.

OK. Permita-me fazer uma proposta adicional, que irá custar somente R$ 50,00 a mais. Com isso faremos mais um envio via News letter, no dia 20-07. Pode ser??

Atenciosamente,

José

> Olá José,

>

> Gostaria de ver contigo a possibilidade de fecharmos o pacote de publicidade, conforme cronograma a seguir:

> Dia 18-07 – Inserção do Banner na Página Principal

> Dia 25-07 – Pagamento via depósito no Banco XX

> Dia 31-07 – Envio da News Letter

> Atenciosamente,

> Empresa ABC Ltda.

Prezado José,

Fechado. Podes dar início a campanha de publicidade. Qualquer sugestão e/ou dúvida é só entrar em contato.

Atenciosamente,

Empresa ABC Ltda.

>> Prezado Empresa ABC Ltda.

>> OK. Permita-me fazer uma proposta adicional, que irá custar somente R$ >> 50,00 a mais. Com isso faremos mais um envio via News letter, no dia 20-07. Pode ser??

>> Atenciosamente,

>> José

>>> Olá José,

>>>

>>> Gostaria de ver contigo a possibilidade de fecharmos o pacote de publicidade, conforme cronograma a seguir:

>>> Dia 18-07 – Inserção do Banner na Página Principal

>>> Dia 25-07 – Pagamento via depósito no Banco XX

>>> Dia 31-07 – Envio da News Letter

>>> Atenciosamente,

>>> Empresa ABC Ltda.

Observe que a cada resposta, todo o histórico anterior é mantido. Para fazer isso basta usar o botão Responder do seu cliente de e-mail, ao invés de criar uma nova mensagem, para cada resposta. O próximo pecado está relacionado com este.

O que fazer?? Sempre utilize a opção Responder. Ao receber uma mensagem, responda usando o botão Responder e não criando uma nova mensagem, onde não é mantido cópia do texto anterior. Isso facilita, enormemente, a vida de quem recebe o e-mail..

Pecado 04: COLOCAR A RESPOSTA NO FINAL DO TEXTO

Outra coisa muito irritante é receber a resposta, com o histórico, só que com a resposta no final, ao invés de no início do e-mail, como exemplificado no Pecado 3. Tem usuários que usam o botão Responder, para manter o histórico, mas depois vão para o final da mensagem e digitam a resposta lá no final. Não faça isso, mantenha a resposta sempre no início. Este é o fluxo natural da leitura e faz com que todas as discussões, mensagens e respectivas respostas, fiquem na ordem em que foram criadas. Você não imagina como este pequeno detalhe facilita a vida de quem recebe o e-mail.

Pecado 05: Deixar o campo Assunto em Branco

Pode parecer incrível, mas ainda se recebe muito e-mail com o campo Assunto em Branco. Muitos filtros de SPAM simplesmente excluem mensagens com o campo Assunto em Branco. Alguns programas de e-mail não permitem que seja enviada uma mensagem, com o assunto em branco. Outros programas apenas emitem um aviso de que o campo Assunto está em branco.

O que Fazer? Antes mesmo de começar a digitar a mensagem, preencha o campo Assunto, para não esquece-lo em branco.

Pecado 06: Usar o Campo Cc ao invés do Campo Bcc

Tanto o campo Cc, quanto o campo Bcc são utilizados para endereçar uma mensagem para vários destinatários. Por exemplo, no Outlook Express, para enviar uma mensagem para vários usuários, ao mesmo tempo, basta separar os endereços por ponto-e-vírgula, conforme exemplo a seguir:

jsilva@abc.com.br;maria@xyz.com.br;andre@123.com.br

Quando você usa o campo Cc, todos os destinatários recebem a mensagem e a lista com o endereço de todos os destinatários, é exibida no início do e-mail, antes do texto da mensagem. Ou seja, se você enviar uma mensagem para cem destinatários, antes da mensagem, cada destinatário verá uma lista com o e-mail de todos os outros destinatários. Se a pessoa imprimir o e-mail, esta lista também será impressa. Para evitar este problema, use o campo Bcc, ao invés do campo Cc. Ao usar o campo Bcc, todos os destinatários receberão a mensagem, porém a lista dos endereços dos demais destinatários, não será exibida.

O que Fazer? Sempre que for enviar uma mensagem para cinco ou mais destinatários, utilize o campo Bcc ao invés do campo Cc.

Fonte: Júlio Cesar Fabris Battisti

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